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4 décembre 2017 - 11:34

Entreprise : optimiser le temps de vos employés

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Une gestion du temps inadaptée en entreprise peut mener à bien des contraintes et frustrations : perte de documents, sensation d'inutilité, démotivation, etc.

Implanter un système de feuille de temps

Dans certaines entreprises il est essentiel, ou requis, de mettre en place le remplissage régulier d'une feuille de temps dont les données seront ensuite exploitées à diverses fins. Parfois les clients l'exigent, d'autres fois elle se destine aux employés sur la route qui travaillent au bon de commande (p. ex. : représentant des ventes, réparateur, etc.).

Pour un système de feuille de temps optimisé et efficace, les points suivants pourront notamment être observés :

  • limiter le nombre d'activités pour ne pas alourdir la feuille de temps de l'employé

  • déterminer quelles activités sont liées à un projet ou non

  • penser à inclure une activité « formation »

  • bien expliquer son objectif

Utiliser un logiciel dédié à la gestion du temps

Les progiciels s'insèrent partout au sein de l'entreprise dans le but de faire gagner du temps. Dans le domaine de la gestion du temps des employés, l'employeur aussi y trouvera son compte.

Le fait d'utiliser un logiciel de présence afin de mieux gérer le temps de vos employés offre ainsi de nombreux avantages :

  • outils adaptés au monde de l'entreprise

  • poinçons mobiles munis de la fonction de géolocalisation

  • empêche le poinçonnage frauduleux

  • sauvegarde aux 2 minutes, redondance

  • plusieurs formats permettant d’extraire les données en Excel, CSV et pour vos systèmes de paie

Une option de géolocalisation peut être incluse ainsi qu'une feuille de temps conventionnelle.

La feuille de temps numérisée

La feuille de temps est également proposée en version logicielle. Elle offre les avantages suivants :

  • améliore l’intégrité et l’exactitude des feuilles de temps

  • réduit le processus de préparation de la paie

  • assure une meilleure gestion par projet en temps réel

  • accélère grandement le processus de facturation et de paiement grâce à l’horodateur électronique

  • utile pour tout type d’emploi : temps partiel, temps plein, bénévole, etc.

Des modules peuvent être ajoutés pour, par exemple :

  • la planification des horaires

  • la gestion des horaires

  • la conformité et gestion par exception

  • les demandes d’absence

  • la collecte des données de présence

Au final, l'implémentation de solutions plus automatisées, moins contraignantes et développées dans le but de satisfaire aux exigences de l'entreprise, aura comme effet bénéfique d'optimiser la gestion du temps de travail.

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