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Pourquoi externaliser la gestion documentaire ?

durée 16h20
2 juin 2022

 

Que vous soyez à la tête d’une petite, moyenne ou grande entreprise, vous avez sûrement une multitude de documents à gérer. Des relevés financiers, des contrats de service, des factures et reçus, et bien d’autres. Bien que certains seront suffisamment organisés pour faire cela à l’interne, d’autres choisissent plutôt de confier à l’externe leur gestion de documents, une solution qui offre plusieurs avantages. Voici pourquoi externaliser la gestion documentaire.

Pour atténuer les risques

L'externalisation de la gestion de vos documents à des professionnels contribue à réduire les risques en garantissant que votre entreprise se conforme aux réglementations gouvernementales. En travaillant avec un fournisseur de confiance qui fournit un logiciel de gestion de documents conçu dans un souci de conformité, vos documents privés sont stockés et conformes aux réglementations gouvernementales et aux exigences de conservation. Peu importe d'où vous travaillez, vos documents ne quittent jamais le système. Plutôt que d'envoyer des courriels ou d'imprimer des enregistrements, ils peuvent être récupérés en toute sécurité avec des niveaux d'accès utilisateur surveillés.

Pour réduire l'accumulation de paperasse

Quelle que soit la taille d'une entreprise, la plupart ont une chose en commun : l'utilisation du papier. Alors que beaucoup d'entre nous espèrent devenir un jour un bureau sans papier, la réalité est que notre société n'en est pas encore là. En effet, l'entreprise moyenne produisant régulièrement d'énormes quantités de documents. Sous-traitez donc la gestion des documents à un fournisseur offrant des services de numérisation et des technologies de numérisation à jour, pour transformer vos documents physiques en fichiers numériques accessibles afin d’éviter l’accumulation de paperasse.

Pour améliorer l'efficacité des employés

Les employés peuvent passer d'innombrables heures à classer, rechercher des documents, numériser ou déchiqueter des papiers. Chacune de ces tâches peut réduire la productivité de votre personnel. En mettant en œuvre une solution de gestion de documents externe avec un stockage sécurisé des documents et des services de numérisation à la demande, vous pouvez permettre à votre personnel de passer son temps plus efficacement avec un accès instantané aux informations pertinentes quand ils en ont besoin.

Pour une solution de stockage de documents hybride

Chaque entreprise a des défis uniques en ce qui concerne les exigences de gestion des documents. Que vous ayez besoin d'une conservation à long terme des dossiers ou de la numérisation d'archives, la conversion de chaque fichier en une seule fois n'est peut-être pas une option réalisable.

Une excellente alternative consiste à s'associer à un fournisseur de gestion de documents qualifié avec des coffres-forts hors site pour stocker les fichiers papier dans un environnement climatisé, tout en les numérisant à la demande. Cette solution de stockage hybride permet aux employés d'accéder aux données numériques de manière opportune et sécurisée tout en économisant de l'espace de bureau précieux pour votre entreprise.

L'organisation de volumes croissants d'informations et l'engagement à les gérer peuvent être intimidants. Qu'il s'agisse de réduire les risques, d'améliorer l'efficacité des employés ou de respecter les protocoles, l'externalisation de la gestion des documents à un fournisseur professionnel peut répondre à plusieurs de vos besoins.

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