Frais généraux : comment réduire les coûts ?

Article commandité

Les frais généraux sont les charges de l’entreprise. Elles comprennent la main-d’œuvre, les consommables, la maintenance et la sécurité informatique, les assurances, les actions de marketing, les équipements, les impôts, les frais de déplacement… Leur impact sur le chiffre d’affaires est vite important et freine la compétitivité des entreprises. Mais comment les réduire sans pénaliser la production ?

1. Economiser

Une lapalissade ? Et pourtant, c’est bien par là qu’il faut commencer. Il est possible de réduire les coûts d’une manière drastique sans diminuer le confort des salariés.

• Côté téléphone par exemple, en passant par internet et la voix IP, vos communications seront non seulement moins chères, mais illimitées et de bien meilleure qualité ;

• L’énergie représente aussi un poste où l’on peut gagner quelques dollars  en équipant les éclairages avec des ampoules basse consommation.

• Le chauffage peut être réduit en ne chauffant pas la salle de réunion qui ne sert qu’une fois par semaine ou les archives où l’on va rarement.

• Les voitures des commerciaux n’ont pas forcément besoin d’être de grosses cylindrées énergivores.

2. Renégocier les contrats

• Épluchez vos contrats d’entretien et d’assurance pour analyser vos besoins et faites jouer la concurrence.

• Revoyez votre cahier des charges pour le ménage, les lieux moins fréquentés n’ont pas forcément besoin d’être nettoyés tous les jours.

• Penchez-vous sur les forfaits mobiles de vos collaborateurs, il y a encore certainement un moyen d’obtenir moins cher.

• Contrôlez les facturations, il arrive parfois qu’elles comportent des erreurs.

3. Externaliser

La maintenance et la sécurité informatique coûtent en argent et en main-d’œuvre. Confier ses données à un data center à Montréal vous permettra de mobiliser cette énergie ailleurs à moindres frais. Vous bénéficierez en outre d’une technologie et d’une expertise à la pointe.

4. Analyser votre consommation de fournitures de bureau

• Faites un état des lieux, service par service, des différentes commandes engagées et centralisez les achats auprès de deux fournisseurs maximum par mesure de sécurité. Vous gagnerez du temps en réduisant le nombre de factures et vous pourrez mieux négocier, volume à l’appui.

• Constituez un catalogue contenant des fournitures moins chères, recyclées.

• Contrôlez l’accès aux fournitures.

• Responsabiliser vos employés sur l’impression des documents par exemple : coûts et impact environnemental sont de bons arguments.

5. Réduire les déplacements

• Optez pour une téléconférence à chaque fois que c’est possible, voyagez moins cher en réservant à l’avance vos billets sur internet.
   
• La mise en place d’un plan des dépenses est la meilleure façon d’y arriver.